Brief được xem là chìa khóa thành công của doanh nghiệp trong mọi chiến dịch Marketing. Một bản Brief tốt sẽ là đòn bẩy giúp nhà quản trị hiểu rõ doanh nghiệp cần phải làm những gì và có thể đo lường tính khả thi của chiến lược đối với doanh nghiệp. Vậy Brief là gì? Hãy cùng Seotoro.vn khám phá ngay dưới bài viết này nhé.
Brief là gì?
Brief được hiểu là một bản tóm tắt công việc, là văn bản tóm tắt do khách hàng (Client) cung cấp cho công ty Marketing hay người thực hiện (Agency). Nội dung của các bản tóm tắt này chứa đựng đầy đủ thông tin quan trọng, cần thiết trình bày một cách cô đọng nhằm hỗ trợ công ty cung cấp dịch vụ có thể hiểu trọn vẹn những yêu cầu của bạn.
Ví dụ: Khi doanh nghiệp A đang có nhu cầu thực hiện một chiến dịch Marketing riêng của mình. Để thực hiện, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng một bản Brief tóm tắt thật chi tiết, súc tích nhằm có thể gửi đến người quản trị Marketing sao cho họ có thể nắm rõ được vấn đề của bạn. Từ đó, họ có thể định hình, sáng tạo những chiến lược để phát triển và phục vụ cho công ty.
Những loại Brief phổ biến nhất hiện nay
Hiện nay, Brief gồm hai loại chính là Creative Brief và Communication Brief. Bạn hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hai loại chính này nhé.
Creative Brief
Creative Brief được xem là một bản tóm tắt trong nội bộ của Agency do một Account phụ trách viết cho Creative Team. Bản Creative Brief này với mục đích là cung cấp thông tin cũng như truyền động lực, khơi gợi khả năng sáng tạo cho Team thực hiện dự án một cách trơn tru, đầy mới mẻ và đột phá nhất có thể.
Nội dung chính của một bản Creative Brief
- Job Description: Đây là mô tả công việc cụ thể
- Target Audience: Đây là thông tin khách hàng mục tiêu
- SMP (Single – Minded – Proposition): Những điểm khác biệt nhất của sản phẩm có tác động lớn tới khách hàng.
- Key Response: Những mục tiêu hành động của khách hàng sau khi chiến dịch diễn ra
- Budget: Ngân sách của chiến dịch
Communication Brief
Communication Brief là một bản tóm tắt sử dụng giữa khách hàng (Client) và bộ phận Account trong công ty Agency. Trong đó, bản Brief này được trình bày đầy đủ các yếu tố xoay quanh câu hỏi 5W1H (What, Where, Why, Who, When, How) về thương hiệu, nhãn hàng của mình. Từ đó, Agency có thể hiểu được thương hiệu của Client và có thể đưa ra các chiến lược cụ thể sau đó. Sau đây là nội dung chính của bản Communication Brief
- Project: Mục đích thực hiện của dự án
- Client: Đơn vị đầu tư
- Brand: Thương hiệu. Đây chính là tổng hợp những thông tin, giá trị liên quan đến sản phẩm và thương hiệu đó.
- Project description: Đây là phần mô tả chi tiết về các yêu cầu, mục đích của dự án
- Brand background: Những nội dung nền tảng về thị trường, đối thủ cạnh tranh,…
- Objectives: Mục tiêu tiếp thị tương ứng với những chiến lược truyền thông sẽ triển khai trong dự án
- Target Audience: Đây là tệp khách hàng mục tiêu sẽ hướng đến.
- Coverage: Địa bàn thực hiện.
- Budget: Là dự thảo nguồn ngân sách phục vụ cho dự án
- Timing: Sắp xếp và phân chia thời gian thích hợp khi trình bày ý tưởng.
Những yếu tố quan trọng tạo nên bản Brief hoàn hảo
Brief hướng đến sự súc tích và dễ hiểu
Brief nhồi nhét nhiều thông tin có thể làm các Agency “rối loạn”, Brief quá ngắn gọn, sơ xài sẽ không đủ dữ liệu. Vậy, một bản Brief chuẩn thì cần những yếu tố nào?
Thiết lập bản Brief, thử thách lớn nhất có lẽ là cân bằng sao cho bản Brief của bạn vừa ngắn gọn, dễ hiểu mà phải thật súc tích. Điều này đòi hỏi bạn phải có trí tưởng tượng, sự sáng tạo và cách sắp xếp, hiện thực hóa các suy nghĩ thành một bản Brief chỉn chu, đi vào lòng người.
Hiểu theo khía cạnh khác thì bạn có thể dựa vào hình thức đặt câu hỏi cho các bên liên quan từ đó phân tích, tổng hợp các câu trả lời này để chuyển hóa thành những chi tiết thành phần có tính khả thi, thiết thực. Cụ thể các câu hỏi đó là:
- Vấn đề gì cần được giải quyết?
- Những đối tượng mục tiêu là ai?
- Các sản phẩm, dịch vụ hay những giải pháp nào sẽ giải quyết được vấn đề cốt lõi?
Làm rõ mục tiêu của bạn
Trong bản Brief, bước phân tích và lý giải mục tiêu của chiến dịch chính là phần quan trọng nhất bạn nên đầu tư trước khi bắt tay thực hiện dự án.
- Tại sao bạn triển khai dự án này?
- Bạn đặt kỳ vọng như thế nào và mong muốn nhận được điều gì từ dự án?
- Mục tiêu mà bạn muốn hướng đến là gì? Tiêu chí người tiêu dùng hướng đến là gì?
- Có vấn đề gì xảy đến mà bạn đang cố phải giải quyết không?
- Sử dụng phương pháp nào để đo lường, đánh giá mức độ thành công?
Bám sát theo hệ thống những câu hỏi này có thể giúp bạn tìm ra hướng đi đúng đắn, thích hợp nhất cho bản Brief. Từ đó, người thiết kế có thể hiểu rõ hơn mục tiêu cốt lõi của công ty và đề ra những chiến thuật tối ưu để giải quyết chúng.
Liệt kê tất cả các bên liên quan chính
Mọi dự án sẽ luôn cần những chuyên gia hoặc một người nắm chi tiết quyền sở hữu để “chỉ đường dẫn lối” một cách chính xác. Một bản phác thảo Brief độc đáo, chuyên nghiệp phải rõ ràng trong định hướng ai là người “chèo lái con thuyền” và ai chính là người kết nối trực tiếp trong trường hợp xảy ra sự cố.
Bạn không nên để mọi người trong tình trạng phán đoán ai mới là người họ cần liên lạc mà hãy liệt kê ra chỉn chu các bên liên quan chính trong bản Brief nhằm rõ ràng nhất các nhiệm vụ và đầu mối. Chọn ra những bên liên quan chính sẽ là một phần hoạt động của quy trình và đảm bảo chúng sẽ được liệt kê tương ứng với từng phần trong bản Brief.
Xác định và phân tích những đối thủ cạnh tranh
Cách nhanh và hiệu quả nhất trong việc hình thành mọi chiến lược chính là hiểu được đối thủ cạnh tranh của người sử dụng là ai? Ngoài ra, bạn cũng có thể bao hàm tổng quan về bối cảnh cạnh tranh và bất kỳ xu hướng, điều kiện thị trường nào có thể tác động đến ngành của bạn.
Khi tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh của bạn nhằm mục đích so sánh, tìm ra những điểm khác biệt từ đối thủ trong ngành của bạn. Những điều này có thể giúp ích trong việc thông báo và điều hướng cho nhà thiết kế sẽ thực hiện. Như vậy, việc phân tích những đối thủ cạnh tranh trong bản Brief là cách để bạn xác định hướng đi tích cực trong việc tạo nên một bản kế hoạch hoàn chỉnh ngay từ nền móng đầu tiên.
Cân chỉnh thời gian hợp lý
Thời gian được xem là “xương sống” để có thể định hình kết quả và cơ sở để Agency tuân thủ triển khai dự án đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng. Do đó, mốc thời gian nên được trình bày chi tiết, rõ ràng trong bản Brief. Nếu bạn không đặt ra thời gian cụ thể tương ứng với từng giai đoạn thì dự án rất dễ bị trì hoãn trong việc thực hiện và rất có thể sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình trong giai đoạn kế tiếp của dự án.
Chủ động về ngân sách
Mọi dự án dù có quy mô nhỏ hay lớn thì đều cần một lượng ngân sách để thực hiện. Do vậy, khi lập bản Brief, bạn phải thiết kế ngân sách trừ hao để kịp thời xử lý trong những trường hợp bất ngờ phát sinh.
Trong ngân sách thiết lập cho dự án, bạn nên chú ý nêu ra trong bản tóm tắt và trao đổi thật kỹ lưỡng với bên đối tác của bạn. Trường hợp ngân sách ước tính của đối tác có thể vượt quá so với ngân sách của bạn thì hãy nhanh trí trao đổi và đồng ý với các kỳ vọng thực tế, phân phối và chi phí dự án trước khi bắt đầu.
Chắc hẳn những chia sẻ trên đây của Seotoro phần nào giúp bạn hiểu rõ về khái niệm Brief là gì cũng như những yếu tố cần quan tâm để thiết kế một bản Brief chuẩn không cần chỉnh. Chúc bạn sẽ có những bản Brief thật sáng tạo, vững chắc để gửi đến đối tác nhằm phục vụ hiệu quả cho chiến dịch Marketing của doanh nghiệp nhé!
