Sale Admin là công việc khá hot trên thị trường gần đây và thu hút đông đảo giới trẻ quan tâm đến nghiệp vụ này. Vị trí này chính là bộ phận hỗ trợ các phòng ban giúp cho doanh nghiệp được hoạt động hiệu quả. Vậy Sale Admin là gì? Vai trò của công việc này trong bộ máy doanh nghiệp là gì? Hãy cùng Seotoro tìm hiểu ngay sau đây nhé.
Contents
Sale Admin là gì?
Sale admin (hay Sales Administrator) chính là tên gọi dùng để chỉ vị trí thư ký phòng kinh doanh, người này có nhiệm vụ hỗ trợ hoạt động kinh doanh cho bộ phận. Sale admin thường thực hiện công việc, làm báo cáo trực tiếp cho Trưởng bộ phận. Đây là vị trí vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp đạt được doanh thu lý tưởng.
Chức năng và nhiệm vụ của Sale Admin
Nếu như bạn đang quan tâm đến vị trí này thì chắc chắn chức năng và nhiệm vụ của Sale Admin là thông tin bạn không thể bỏ qua. Vậy Sales Admin là làm gì? hãy tìm hiểu thông qua thông tin dưới đây nhé!
Nhận và xử lý thông tin của đơn hàng
Thông thường những đơn hàng của khách hàng sẽ được gửi đến công ty qua nhiều hình thức khác nhau như qua email, điện thoại, v.v…Công việc của Sale Admin đó là kiểm tra lại tình trạng đơn hàng, thông tin khách hàng để đảm bảo đơn hàng được giao đúng người, đúng sản phẩm.
Bên cạnh đó thì Sale Admin còn cập nhật về giá, chiết khấu, số lượng của đơn hàng. Sau khi đã kiểm tra thông tin đơn hàng, vị trí sale admin sẽ gọi đến khách hàng để xác nhận những thông tin và bổ sung thông tin còn thiếu. Nếu như khách hàng đang có thắc mắc nào về sản phẩm và dịch vụ, sale admin sẽ hỗ trợ giải đáp.
Nhập dữ liệu của đơn hàng vào hệ thống
Sau khi đã xác nhận thành công những thông tin của đơn hàng, nhân viên Sale Admin sẽ nhập đơn hàng vào hệ thống của doanh nghiệp. Khi nhận được thông tin, doanh nghiệp sẽ chuyển đến các bộ phận liên quan để điều phối giao hàng.
Sau đó, nhân viên Sale Admin lại kiểm tra:
- Tình trạng thanh toán
- Hạn mức công nợ của khách hàng
- Thông tin liên hệ của khách hàng đã chính xác hay không
- Cập nhật các thay đổi về đơn hàng và để từ đó, doanh nghiệp sẽ bắt đầu thực hiện đi đơn hàng.
Quản lý thông tin hồ sơ của khách hàng
Sale Admin sẽ có nhiệm vụ quản lý tất cả thông tin khách hàng. Tất cả những thông tin của khách hàng khi thực hiện các giao dịch với công ty thì được Sale Admin quản lý. Họ cũng sẽ tạo hồ sơ của khách hàng mới bao gồm:
- Thông tin cơ bản: Họ tên, giới tính, số điện thoại, địa chỉ, …
- Các thông tin từ đơn đặt hàng: Số lượng, thời gian, phân loại,…
Sale Admin sẽ cần phải chủ động trong việc quản lý hồ sơ khách hàng vì thông tin này sẽ được dùng làm báo cáo bán hàng. Từ thực trạng doanh thu của doanh nghiệp, bộ phận marketing có thể kết hợp với bộ phận kinh doanh để cho ra đời các chiến dịch marketing hiệu quả hơn.
Hỗ trợ công việc bán hàng
Một trong những công việc của Sale Admin đó là hỗ trợ bộ phận kinh doanh thực hiện công việc bán hàng như:
- Gửi báo giá cho khách
- Cung cấp các thông tin cần thiết cho khách
Sự hỗ trợ này sẽ giúp giảm tải công việc cho bộ phận kinh doanh. Từ đó, nhân viên sale admin có thể tập trung vào công việc bán hàng, thúc đẩy được doanh thu của doanh nghiệp.
Kỹ năng cần thiết đối với Sales Admin
Dưới đây là những kỹ năng chính cần có ở một nhân viên sales Admin.
Những kỹ năng cơ bản về tin học văn phòng
Với vai trò như một thư ký hay trợ lý kinh doanh, Sale Admin cần phối hợp thường xuyên với các bộ phận khác để có thể thực hiện tốt nhất các hoạt động kinh doanh, triển khai công việc, làm báo cáo cho giám đốc kinh doanh hay trưởng bộ phận. Theo đó, công việc của họ sẽ đòi hỏi cần phải làm việc thường xuyên trên máy tính, thực hiện các thao tác chính xác, nhanh gọn.
Vì vậy, tin học văn phòng chính là kỹ năng quan trọng đầu tiên mà một Sales Admin cần có. Cụ thể đó là vững vàng trong việc sử dụng những phần mềm soạn thảo văn bản có liên quan đến công việc như viết báo cáo, làm bài thuyết trình, làm hồ sơ, soạn hợp đồng,…
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán
Đây chính là kỹ năng cần thiết với phần lớn các ngành nghề hiện nay, đặc biệt là Sale Administrator. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp nhân viên Sale Admin tìm kiếm được nhiều khách hàng, từ đó có thể nâng cao doanh số hiệu quả, hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Đối với một Sale Admin thì kỹ năng giao tiếp bao gồm tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Sau đó sẽ bắt đầu tư vấn, đàm phán, thương lượng để ký được hợp đồng, cân bằng tối ưu giữa lợi ích của các khách hàng và doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Nhân viên sale admin cũng cần giao tiếp tốt với cấp trên cũng như các đồng nghiệp để có thể phối hợp làm việc hiệu quả nhất.
Kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc khoa học
Với một khối lượng công việc không hề nhỏ thì Sale Administrator sẽ không thể nắm vững, kiểm soát và hoàn thành tốt mọi công việc nếu như không biết cách sắp xếp, quản lý chúng một cách khoa học. Vì vậy, đây được đánh giá là một kỹ năng quan trọng, cần thiết khi muốn trở thành Sale Admin.
Kỹ năng thuyết trình và làm việc nhóm
Trong quá trình làm việc, vì đặc thù công việc mà ở một số doanh nghiệp, Sale Admin sẽ đảm nhận vai trò thuyết trình với đối tác, khách hàng. Do đó, để đảm bảo hoàn thành tốt công việc, thuyết phục khách hàng tin tưởng, lựa chọn sản phẩm của doanh nghiệp thì Sale Admin cần có kỹ năng thuyết trình tốt, tự tin, khéo léo và lôi cuốn.
Bên cạnh đó, nhân viên Sale Admin cũng cần phối hợp làm việc thường xuyên với phòng kinh doanh hay những bộ phận khác có liên quan nên kỹ năng làm việc nhóm là rất quan trọng. Điều này giúp tạo nên một tập thể làm việc ăn ý, đoàn kết, luôn sẵn sàng hỗ trợ nhau trong công việc nhằm mang lại một kết quả cao nhất.
Kỹ năng giải quyết nhanh vấn đề và chịu được áp lực
Một trong những vấn đề mà các Sale Admin cần phải đối mặt thường xuyên nhất chính là áp lực công việc. Vì vậy, nếu muốn theo đuổi công việc này, bạn cần rèn luyện khả năng chịu áp lực tốt, có thể giữ bình tĩnh trước tất cả các vấn đề, áp lực để giải quyết tốt và thông suốt các công việc được giao. Kể cả trong trường hợp rơi vào bế tắc hoặc phải đối diện với những phản hồi không tốt từ khách hàng, bạn cũng cần phải giữ vững tâm lý để đưa ra cách giải quyết vấn đề có lợi nhất cho công ty.
Quyền lợi của nhân viên Sale Admin là gì?
Đầu tiên có thể thấy công việc của Sale Admin khá đa nhiệm, phù hợp với những bạn có tính chủ động cao trong công việc. Nếu bạn làm tốt điều này thì bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt được tiến độ kinh doanh của công ty. Khi làm việc ở vị trí này, bạn sẽ có cơ hội học tập thêm về khả năng bán hàng và kỹ năng quản lý điều hành. Ngoài ra, sau khoảng thời gian dài làm việc với lượng kinh nghiệm dày dặn thì bạn hoàn toàn có thể phấn đấu lên các vị trí cao hơn như trưởng phòng hoặc giám đốc kinh doanh.
Tuy nhiên, để làm được điều đó, bạn phải tạo ra giá trị cho doanh nghiệp, đó có thể là những hiệu quả tích cực trong công việc của bạn. Thông thường thu nhập ở vị trí này sẽ gồm có lương cứng và các khoản lương thưởng. Mức lương cơ bản ở vị trí này nếu như bạn chưa có kinh nghiệm sẽ dao động từ 5 đến 7 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, nếu đã có kinh nghiệm thì bạn có thể thỏa thuận được mức lương cao hơn.
Qua bài viết trên chắc hẳn bạn đã hiểu được Sale Admin là gì? Cũng như biết được những thông tin liên quan đến nhân viên Sale Admin. Nếu bạn có bất cứ nhu cầu gì về dịch vụ seo, dịch vụ Entity, dịch vụ backlink.. vui lòng liên hệ với SEOTORO qua số điện thoại 0971206168 để được tư vấn chi tiết nhé!
